【就活】書記でGD攻略！役割・書き方・まとめ方【グループディスカッション】

皆さん、就職活動は順調でしょうか。

秋冬インターンシップの募集が始まり、また早い企業では早期選考が始まっている就活生もいるのではないでしょうか。

今回は、グループディスカッションにおける書記の上手な立ち回り方をまとめていきます。

書記とは、単に議事録を取ればよいように見えて、実は非常に奥が深い役割。

しっかりとマスターできれば、かなりグループディスカッションを有利に進められる役職でもあります。

今回は、

の3段階で構成します。

書記として活躍したい人は、ぜひこの記事を読んで、書記をマスターし、GD で連戦連勝していきましょう！

1．書記として向いている人とは？

人には誰にでも向き不向きというものがありますので、書記に向いている人もいれば向いていない人もいます。

では、まず書記として向いている人はどんな人でしょうか？

①早くタイピングができる人

コロナ禍以降、ほとんどのグループディスカッション選考はオンラインで行われるようになっています。

当然、書記の手段も、ホワイトボードや紙等に「書く」という手段から、WordやGoogleドキュメントに「タイピングする」という手段に移り変わりました。

そのため、現在、書記に求められる基礎スキルとして、「タイピング力」があるのは否定できません。

速くタイピングができないと、書記をすることに必死になって、書記の役割以上のことが何もできなくなってしまいます。

書記という役割を最低限果たしているとしても、グループディスカッションはあくまでディスカッションですので、自分の意見を述べることが出来なければ当然評価されにくくなります。

そのため、適切に評価をされるためにも、余裕をもって書記をできるくらいのタイピングの能力は必須になります。

タイピングを鍛えるためにはやはり練習を重ねるしかありません。

「寿司打」や「e-typing」など、無料で使用できるタイピング練習ソフトは多くあります。
就職してからも、仕事の効率にタイピング力は大きく関わってきますので、練習しておいて損はないのではないでしょうか。

≪タイピング練習サイト≫

寿司打⇒【https://sushida.net/】

e-typing⇒【https://www.e-typing.ne.jp/】

※ちなみに筆者は寿司打の10000円コースで5000円お得になるくらいの速度で、問題なく書記をしながら自分の意見を述べることができています。参考までに！

②うまく要点を掴むことができる人

これは書記のコツにもつながりますが、
発言を一言一句拾っていてはいくらタイピングが速くても書くことで精いっぱいになってしまいます。

書記をしていく上で、「人が話している要点を掴んで端的にまとめる」能力は、自分の発言の機会を逃さないためにも非常に重要になってきます。

ここについてはコツがあるので、それをマスターできればある程度誰にでもできるようになります。

しかし、自分で「要約するの苦手なんだよな…」という認識がある人は、
本命の企業で書記を買って出るのは、できれば避けたほうがいいかもしれません。

2．書記の役割を果たすために最低限必要なこと

では、書記としての役割を果たすために最低限必要なことは何でしょうか？

役割として書記に当たった場合、これだけはやっておきたいというのは以下の〇つです。

⓪書記を勝ち取る

そもそも書記になりたい場合は書記を勝ち取る必要があります。

絶対に書記を勝ち取りたいマンである私がいつもやっているのは、

「グルディスが始まる前にWordを開いておく」
「テーマが確定したらとりあえずWordに打ち込んでおく」
「グループディスカッションが始まったら『私テーマメモってるので画面共有しますね』で誰よりも早く画面共有をする」

の3ステップです。

たまに無言で画面共有する人に負けることがありますが、基本的にこれで9割は書記を勝ち取れます。

（長いグルディスやインターンシップのグループワークなど、議事録が何枚にも及ぶ場合は、
見返しやすさなどを考慮してGoogleドキュメントを使ったほうが大人数で閲覧しやすくてよいです）

①全員の言っていることを必ず書き出す

これは当たり前のように見えて難しいです。

書記は当然、議事録を作るわけですから、全員のすべての発言が議事録にしっかり残っていなければなりません。

恣意的に誰かの意見を反映しないのはもってのほかですが、うっかり書き忘れるなんて事態も避けなければなりません。

これにはコツ等は特にありません。しっかりと議論に集中し、全員の発言を反映するようにしましょう。

②要点をうまく捉える

とはいえ、一言一句聞き漏らさずかつ書き漏らさないのはかなり厳しいでしょう。

そこで、全員の発言を書きつけるための必須要素が「要点を掴む」ことです。

これはコツがあり、「発言をしっかり最後まで聞き、それに対する自分の所感などを述べながら書く」です。

例えば、「『発展』の定義として、SDGsの開発目標を採用するのはどうでしょうか？」という発言をしっかりと最後まで聞き、

「確かに、それを採用したら明確に目標が立てやすくてよいですね！」と言いながら、

「発展⇒SDGsの目標を使う」みたいな感じでできるだけ端的にまとめます。

これで、書く時間を確保しながら要約しやすくなります。

全部の発言に対してこれをやっていたらかなり鬱陶しい奴になってしまうので(笑)、たまに使うのがよいですが、

特にダラダラ長くしゃべった人の意見をまとめる際にはかなり有効だと思います。

上手く要点がつかめなかった場合は、適当に流すのではなく、しっかりと発言者の人に「つまり、○○ってことですか？？」と確認したほうがいいです。

③最低限自分の意見を何かしら述べる

先程も書きましたが、ディスカッションはあくまでディスカッションなので、意見をしっかりと言わなければ評価してもらえません。

書くのも大切ですが、しっかりと発言をすることも忘れないようにしましょう。

もちろん普通に自分の意見を述べるのもよいですが、
おすすめは書記をしながら気づいた議論の抜け漏れや足りない視点などを補うような発言をすることです。

皆が議論に夢中になっている中で、書記は一歩引いた視点で議論を見渡しやすい役割であると言えます。

例えば前提において「期限をしっかり決められていないな」と感じた場合は、
勇気を出して発言してみると、議論を修正するのに非常に役立ちますよ。

3．最強の書記になるために

ただただ書記ができただけでは、なかなか圧倒的に評価されるのは難しいかもしれません。

ここでは「ほかの就活生よりも圧倒的に評価されたい！」という人向けに、レベル別で書記＋αでできることを書いていきます。

Lv.1　わかりやすくまとめる

ただただ議事録を作るわけではなく、上手く構造化しながら書記を行うというものです。

例えば、以下の例を見てください。

左右を見比べた時に、右の方がわかりやすいのは一目瞭然ですよね。

ポイントとしては3つ。

一つ一つ説明していきます。

①同じ粒感の項目を同じ記号を使って表す

これは構造化するうえで非常に重要です。

〇や・などの記号を使って箇条書きをするのは、議事録を見やすくする上では大切なことですが、乱用してしまうとかえって見にくくなる危険性もあります。

例えば、前提を議論していくときに、「主体」「期間」などは前提の中で議論すべき項目であって、同じレベルの項目なので同じ記号を表したらわかりやすくなりますが、

逆に「カード会社」「3年」などもすべて同じ〇で箇条書きにしてしまうと、意味が分からないことになってしまいます。

実際に書記をしていて聞きながら書くのに必死になっていると、このようなミスは案外起こりますので、気づいたら修正していくようにしましょう。

②今どの段階かを【】を使って表す

グループディスカッションは、テーマによって違いはあれど、
基本的に【時間配分決定】→【前提確認】→【現状分析】→【案出し】→【結論】の順で進むものが多いです。

この各段階を、議事録上でも明確に分かるようにメモを取る必要があります。

そのため、先ほどの例の画像にもあったように、【前提】のように各段階を【】でくくり、
また段階と段階の間はしっかりスペースを空けることで、どこでどの議論がなされていたかがわかりやすくなります。

特に、議論が紛糾したときに前提に立ち返ることはたびたびあることなので、
なにがどこに書かれているか、しっかりわかりやすくメモを取ることは重要になってきます。

③決まった意見にはマーカーで線を引く

これも、議事録をわかりやすくするためにできる、手軽なコツです。

だいたいのグループディスカッションでは、決められた時間議論をしたのちに、発表をしなければなりません。

この時に採用した意見にマーカーを引いておけば、議事録のどの部分を発表で取り上げればよいのかが非常にわかりやすくなります。

さらに、議論の内容を前の段階に立ち返って考える時にも便利です。

これは私が実際に選考会でやって褒められたテクニックです。
めちゃくちゃ手軽にできる小技なので、ぜひ次のディスカッションから取り入れてみてください。

Lv.2　めちゃくちゃ喋る

書記は人の話を聞いて書き留めるという役割の性質上、どうしても議論の姿勢としては受け身になってしまいがちです。

そのため、書記の人が陥りがちなミスとして「全然意見を出せずに終わる」があげられるわけです。

ということは、逆にめちゃくちゃ喋れば「書記しながらちゃんと自分の意見を言えている人」という高評価を得やすいです。

とはいえ書記をしながら発言をするのはそんなに容易なことではありません。

ここでは以下に、私が書記をしながら話す時に気を付けていることを書いていきます。

①書記が追い付いていなくても口を開く

書記の内容が追い付いていなかったとしても、臆せず口を開くことが大切です。

書記がほかの人と比べて発言がしにくくなるのは、書いていることで発言のチャンスを逃しがちになるからです。

書記の内容は最悪発言者の人に聞けば後で書きなおせるので、発言したいことがあったら臆せず発言するのが大事です。

②最初の方にたくさん発言しておく

グループディスカッションは、いかに出だしにたくさん話せるかで発言の難易度が大きく変わってきます。
（もちろんきっかけをつかめば後からいくらでも発言はできますので、最初に発言できなかったからと言って必要以上に気にする必要はありません）

出だしの時間配分を決める部分や前提を決める部分はそんなに書記としての負担が大きいわけではないので、
最初のうちにたくさん話しておいて、「この人は書記だけどよく話す人」という認識を先にメンバーに植え付けておくと、
書記であってもかなり話しやすくなります。

③各段階に進むごとに言い損ねたことは言っておく

前提から現状分析に進むときや、現状分析から案出しに進むときなど、
ディスカッションの段階が進む時に言い残したことはきっちり言っておくのがよいです。

ここで言い損ねたことを言えないと、あとから戻って発言するのはかなり難しくなりますからね。

④わからないことを積極的に聞く

少しレベルの高いグルディスに参加すると、わからない単語を言ってくる人がいることがあります。

その場合は、わからないまま進めるのではなく、「すみません、○○ってどういう意味ですか？」と聞くのが大事です。

他にも意味が分かっていない人がいる可能性があるので、認識をそろえるという点でも大事なことです。

当たり前のようなことですが、以上４点に気を付けて、しっかりと意見を言える書記になりましょう。

Lv.3　ファシリテータ―もやっちゃう

これをやればほぼほぼ負けることが無くなるのが、「書記をしながらファシリをする」です。

いやいやいや、さすがにそれはえぐいって…と思う方、案外これがいけます。

なぜなら、書記のペースも自分のファシリでコントロールしやすくなるからです。

要は、書記が追い付いてないのにどんどん議論が進んでしまうことが無くなるので、
ファシリも兼任できればかなり自分のペースで議論を進めやすくなります。

ファシリをやるうえでもコツがいくつかあります。

①最初に画面共有する時点で【時間配分】を書いておく

これは少しずるいですが、画面共有をする前に自分で【時間配分】の項目を作っておいて、

「では、時間配分から決めていきましょうか！」の最初の第一声を発しやすくするという作戦です。

ファシリは正直、最初の一手を取ったもの勝ちみたいなところがある（もちろんもっと能力が高い人がいれば逆転される可能性もあります）ので、これをやっておくとファシリ書記の第一歩を踏み出せます。

②段階を進める→思っている意見を言う

時間配分を決定して、（場合によってはタイムキーパーを決めて、）議論をスタートする時に、

「それではまず前提から考えていきましょうか。
私としては、前提として考える必要があるのは、解決する主体が誰か、目標はどれくらいにするか、達成までの期間はどれくらいか、などだと思いますが、他に決めておくといいことって何があると思いますか？」

みたいな感じで、最初に土台となるような意見を提示してから周りに意見を求めると、

自分の発言量はしっかりと確保しながら周囲の意見も聞けるので、ファシリとしても書記としてもかなり動きやすくなります。

もちろん最初以外だんまりだとファシリではなくなってしまうので、適宜周囲に話を振ったり、出た意見にリアクションをする必要はあります。

しかし、各段階で「では○○に移ります。私は～」の流れで話せると、かなりファシりやすくなりますね。

③決定事項を各段階で確認する

前提確認が終わったら、前提としてはこんな感じでいいですか？と言いながら、

決定した部分を太字にしたりマーカーを引いたりして決定事項を明確にし、次の段階に進みましょう。

これは先ほど、Lv1のところで説明した通りです。

決定事項に線を引くことで、あとでまとめる時にわかりやすくなります。

②と③をうまく繰り返すことができれば、書記をしながらでも十分に主導権を握って議論を進められます。

この3点に気を付けて、ファシリテーションしながら書記をすることが出来れば、
「最強の書記」になることができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

筆者個人的に、書記は「書記ができて、プラスアルファ何かできれば評価される」という点で、

評価されやすくてお得な役割だと感じています。

もちろん向き不向きはあると思いますが、今回の記事を参考にして、ぜひあなたも「最強の書記」として連戦連勝しちゃいましょう！