【保存版！】就活メールの送り方！マナーとOK例・NG例【例文アリ】

就職活動を行っていく中で、志望企業との連絡手段として切っても切れないのがメール。

でも、今までの人生で目上の人とビジネスメールを交わした経験が全くない人も少なくないはず。

どうやったら失礼にならないようにメールが書けるの？

今回はそんな皆さんの不安を払しょくするため、たっぷりの例文付きでメールの送り方やマナーを解説。

就職活動はもちろん、その先の社会人生活でもためになるマナーが盛りだくさんですので、ぜひチェックしてください！

1．メールを送るときのマナー

まず、具体的なメールの例文について見ていく前に、メールを送るうえで重要なマナーについて見ていきましょう。

メールの構造

まず、メールはどのような構造で書くべきなのかを見ていきます。

メールの構造としては、

①宛名
↓
②挨拶・名乗り
↓
③要旨
↓
④本文
↓
⑤挨拶
↓
⑥署名

の構造が一般的です。

このうち、要旨や本文についてはメールによって様々ですが、
文頭の宛名や末尾の署名に関しては一定のパターンで解決できます。

また、メールの件名に関しても非常に重要です。

件名

件名はメールを受け取ったときに真っ先に目に入る部分です。

人事の方は、特に就職活動シーズンは数えきれないほどのメールを捌いていかなければなりません。
そんな中で、件名でそのメールを読むかどうかを決めている場合もないとは言えません。

つまり、件名で過不足なくメールの内容を伝えきらなければ、
メールを読んですらもらえない可能性もあるくらい、件名というのは重要なものなのです。

メールの件名を一目見ただけで、何についての連絡なのかをしっかりと把握できる必要があります。
必ずメールの内容を具体的に書くようにしましょう。

しかし、具体的に内容を書けばいいというものでもありません。

〈例〉

①4月14日開催の御社主催の説明会への申し込みについて

②説明会申込みの件

この2つがあった場合、スッと内容が入ってきやすいのは圧倒的に②ですよね。

必ず簡潔に、本当に必要な情報だけを記入しましょう。

大体7，8～20字程度がちょうどいい程度です。

書き出し

メールの最初と最後の部分についてもある程度典型的な表現で乗り切ることが可能です。

まず、最初にいきなり文章から入らずに、必ずメールの送り先を明記しましょう。

〈例〉

○○株式会社　採用担当　○○様

次に、最初の挨拶です。

〈初めてメールを送る会社の場合〉

突然のメール失礼いたします。
○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

〈今までにやり取りがあった場合・先方からのメールへの返信の場合〉

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎です。

少し表現が変わっていることに注意してください。

メールの締め

続いて、メールの締めの部分です。

文章の最後は内容によって異なりますが、必ず最後に自分の署名を挿入しておきましょう。

署名には　①氏名　②所属　③連絡先　の3要素を盛り込んでおくと間違いありません。

〈署名の例〉

当日はよろしくお願いいたします。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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罫線を入れておくと、本文との境界線がわかりやすくなり、さらに良いでしょう。

メールソフトやアカウントの設定で署名をあらかじめ入力しておくと、毎回入力する手間が省けて便利ですよ。

送付する時間帯

就活生に限らず、社会人は受けたメールはできるだけ迅速に返信したほうが相手からの印象もよいです。
具体的に言うと、最低でも24時間以内には返信するようにしましょう。

逆に24時間を過ぎてしまった場合は、文頭に

「返信が遅くなってしまい申し訳ございません。」

とつけ加えておくと印象が悪くならずに済みます。

しかし、気づいたらすぐ返せばいい！というわけではありません。
いくらメールに気づいてすぐ返信するのがよいとは言っても、夜中の2時に返信をするのはどう考えても非常識ですよね。(笑)

メールを返信するのは9~10時頃から17~18時頃の間が間違いないでしょう。

早い話、一般的な社会人が勤務している時間帯を狙うのがよいということです。

2．シチュエーション別メール例文〈就活編〉

履歴書・ES送付

履歴書やエントリーシートを送付するときは、
単にファイルを添付するだけではなくしっかりと文章もそえましょう。

【件名】
履歴書送付の件／○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

突然の連絡失礼いたします。

○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

先日の説明会でご指示いただきました、履歴書を添付いたします。
お手数ですがご査証のほど、宜しくお願いいたします。

（尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを送付させていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。）

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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また、みなさんご存じのとおり、履歴書やESは個人情報の宝庫です。万が一にも漏洩した場合は大惨事になってしまいます。

そのため、企業側から本人書類にパスワードをかけるよう指示される場合も少なくありません。
また、そうでなくてもセキュリティを気にする方はパスワードをかけた状態で応募書類を添付しても大丈夫です。

しかし、添付したファイルとパスワードを同時に送ってしまってはパスワードをかけている意味がなくなりますから、
応募書類にパスワードをかける場合は、別途でパスワード送付のメールが必要です。

【件名】
履歴書のパスワード送付の件／○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】

株式会社○○○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
先程、履歴書をお送りさせていただいた○○○○です。

添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。

パスワード　○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご確認、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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面接日程調整

面接日程を調整する場合、どこに希望日程を書いているのかわかりやすいように、
下記の例のように、日程の部分に数字を付けるなどしてわかりやすく書きましょう。

【件名】
面接日程調整の件　○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】
株式会社○○○○
採用担当者様

お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

先日は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。
希望日程を下記に記載いたしますので、ご調整の程、よろしくお願いいたします。

１　〇月〇日（〇）〇時～面接開始希望
２　〇月〇日（〇）〇時～△時（△時に面接終了を希望）
３　〇月〇日（〇）〇時以降、いつでも調整可能

上記でのご都合はいかがでしょうか。
ご確認・ご検討いただけますと幸いです。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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☆御社と貴社の違い☆

就職活動で出てくる「御社」と「貴社」ですが、どちらも相手の会社に対しての尊敬表現であることは同じです。

「御社」は話し言葉なので、面接などの時は「御社」。

「貴社」は書き言葉なので、メールを送るときや履歴書・エントリーシートを書く時は「貴社」を使います。

面接後のお礼

面接がうまくいってもそうでなくても、
自分の面接のために時間を割いていただいたことに対するお礼のメールをしっかりと送信しておくと印象がかなり良くなります。
緊張してうまく話せなかったとしても、些細なミスならメールでリカバリーできる可能性もあります。

でも、お礼のメールって大事ですよ？

私、昔面接して貰った人に、「お礼の手紙無かったら、採用してなかった」って言われたことありますし(笑)

・・・どんだけ面接の印象悪かったのか(笑)

— ひがっち (@harukana_higa) March 9, 2022

【件名】
本日の面接のお礼／企画部希望　佐藤太郎

【本文】
○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。
本日面接をしていただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎です。

本日はお忙しい中、面接の機会をいただきまして誠にありがとうございました。

面接をしていただいた中で、貴社の雰囲気や社風、また貴社のサービスについて、より深く知ることができました。
かねてより貴社を第一志望としておりましたが、ますます貴社で働きたいという希望が大きくなりました。

取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくご連絡させていただきました。
末筆とはなりますが、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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面接辞退

面接を辞退する場合、本来なら電話で直接辞退の連絡を入れるのが望ましいですが、
電話をかけても担当の人につながらない場合などもあります。

そのような場合に、辞退するときのメールの文面を知っておくと便利です。

【件名】
面接辞退のご連絡／○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】
○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。
先日面接についてご連絡をいただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

その節はありがとうございました。

〇月〇日（〇）〇時より面接のお約束をさせていただいておりましたが、
一身上の都合により、誠に勝手ながらこの度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

ご多忙の中日程を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒お許しをいただきたく、ご連絡させていただきました。

また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆とはなりますが、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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3．シチュエーション別メール例文〈インターン編〉

履歴書・ES送付

これも基本的には就職活動の場合と大きくは変わりありません。

【件名】
履歴書送付の件／○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
先日貴社のインターンシップに応募させていただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

先日メールでご連絡をいただいた本人書類提出の件に関しまして、履歴書を添付いたします。

お手数ですがご査証のほど、宜しくお願いいたします。

（尚、応募書類にはパスワードを設定しております。
後ほど、パスワードを送付させていただきますので、
ご確認いただけますでしょうか。）

お忙しいところ大変恐縮ですが、
面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒、宜しくお願い申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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これも先ほどと同じく、
応募書類にパスワードをかける場合は、別途でパスワード送付のメールが必要です。

【件名】
履歴書のパスワード送付の件／○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】
株式会社○○○○
採用ご担当者様

お世話になっております。
先程、履歴書をお送りさせていただいた○○○○です。

添付ファイルに設定したパスワードを送付いたします。

パスワード　○○○○

お手数をおかけいたしますが、
ご確認、ご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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面接日程の調整

【件名】
面接日程調整の件　○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】
株式会社○○○○
採用担当者様

お世話になっております。
この度、貴社のインターンシップに応募させていただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

先日は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。
希望日程を下記に記載いたしますので、ご調整の程、よろしくお願いいたします。

１　〇月〇日（〇）〇時～面接開始希望
２　〇月〇日（〇）〇時～△時（△時に面接終了を希望）
３　〇月〇日（〇）〇時以降、いつでも調整可能

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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面接・インターン辞退

≪面接辞退の場合≫

【件名】
面接辞退のご連絡／○○大学○○学部○○学科佐藤太郎

【本文】

○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。
先日面接についてご連絡をいただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。
その節はありがとうございました。

ご多忙の中日程を調整していただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
何卒お許しをいただきたく、ご連絡させていただきました。

また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆とはなりますが、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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≪インターン辞退の場合≫

【件名】
インターンシップ参加辞退のご連絡

【本文】
○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。
先日貴社のインターンシップに応募させていただきました、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。

先日は採用のご連絡をいただき誠にありがとうございました。

誠に勝手ながら、一身上の都合により、この度のインターンシップへの参加を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

ご多忙の中、貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、このような結果になってしまい大変申し訳ありません。

何卒お許しいただきたく、ご連絡させていただきました。

また、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆とはなりますが、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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インターンのお礼

インターンシップに参加した後にお礼のメールを送信しておくと、応募先の企業からの印象もよくなります。

特に、応募者の母数がそれほど多くないベンチャー企業などについては、
メールの有無で印象が大きく左右される場合があります。

できるだけ早めに、インターンのお礼のメールを送信するようにしましょう。

【件名】
インターンシップのお礼　○○大学○○学部○○学科　佐藤太郎

【本文】
○○株式会社
採用担当者様

お世話になっております。
本日のインターンシップに参加させていただいた、○○大学○○学部○○学科の佐藤太郎と申します。
本日はお忙しい中、貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。

貴社のインターンシップを通して、貴社の業界全体の構造やその中での貴社の位置づけなどを今までよりも深く知ることができました。また、インターンシップ内で実際の業務内容に近い体験もさせていただき、○○業界で働くビジョンがより明確になりました。

さらに、インターンシップ期間での貴社の社員様との交流を通して、貴社の社風や社員の方々の熱量を知ることができ、ますます貴

社で働きたいという希望が強くなりました。

貴社の新卒採用選考にもぜひエントリーさせて頂きたく存じますので、引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

末筆とはなりますが、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

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佐藤太郎（さとう・たろう）
○○大学○○学部○○学科
TEL:090‐1234‐○○○○
Mail:～～～～@○○.com

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インターンについてもっと知りたい！

インターンに申し込んだはいいけどインターンってどういうことをするんだろう？

そんな方は以下の記事へ↓

【24卒向け】はじめてのインターン！時期は？服装は？気になる点を解説！【インターンシップ】

4．送付前に最後に確認！やりがちNGリスト

誤字・脱字の最終確認

メールはパソコンで打っているのが基本だと思います。
パソコンを使用していると、どうしてもタイピングミスや変換ミスはつきものです。

メールを送信する前に、必ず誤字脱字がないかどうかを確認しましょう。

簡単にできる誤字脱字チェックの方法として、
Microsoft Office Wordに自分のメールの本文をコピペして校正を行うというものがあります。

完璧ではありませんが、ある程度の誤字脱字の部分には下線を引いてお知らせしてくれるので、
大きなミスを防ぐのには十分有用です。

敬語ミス、ないですか？

ビジネス上でのメールのやり取りでついて回るのが敬語です。

意外とうっかり敬語表現が抜けてしまっていたり、間違った敬語を使っていたりすることも多くありますので、
しっかりと確認しておきましょう。

以下に、代表的な敬語表現と間違いがちな敬語表現の例を挙げておきます。

≪基本の敬語≫

見ました	拝見しました
～～します	～～いたします
行きます	伺います
知っている	存じております
確認してください	ご査収ください。／ご確認のほどよろしくお願いします。
分かりました	承知いたしました。（了解しましたは△）

≪間違いがちな敬語≫

ご苦労様です。	お疲れ様です。
大変参考になりました	大変勉強になりました
ご覧になられる（二重敬語）	ご覧になる
了解です	承知しました